11 secrets pour améliorer sa productivité

Une journée ne compte que 1 440 minutes... Revue de quelques astuces pour mieux tirer profit du temps dont on dispose, avec un maximum d’efficacité.

Faire plus en moins de temps… dans un monde qui ne cesse d’accélérer, maximiser la productivité est un impératif. En parallèle, cependant, l'économie numérique rime souvent avec distraction... Autant dire qu'il est plus que jamais utile de trouver des stratagèmes pour booster son efficacité. Petit guide pour vous aider à trouver les vôtres.

Multitasking
« Multitasking », une fausse bonne idée : Faire plusieurs choses en même temps ? Mauvaise stratégie si l’on veut avancer. La science le prouve : passer d’une tâche à l’autre exige à chaque fois du temps supplémentaire pour effectuer cet effort mental. Des chercheurs de Stanford ont par ailleurs constaté que les personnes bombardées de plusieurs flux d’information électronique éprouvaient plus de difficultés à se concentrer que celles qui s’attelaient à une tâche à la fois.
 
navigation
Navigation impulsive à bannir
: La psychologie indique qu’il faut environ 15 minutes pour entrer dans l’état de « flux » durant lequel nous sommes cinq fois plus productifs que le reste du temps. Autrement dit, chaque fois que vous interrompez votre tâche pour vous connecter à l’actualité ou à votre page Facebook, il vous faudra un nouveau quart d’heure pour retrouver le même niveau de concentration.
 
Planifier
Planifiez par quarts d’heure
: Les personnes particulièrement productives utiliseraient une gestion de l’agenda par plages de 15 minutes plutôt que par plages horaires, affirment certains experts. Découper une journée de cette manière permettrait ainsi de rester productif même pendant des laps de temps courts tels que, par exemple, entre deux rendez-vous.

liste
Liste de tâches : à faire ou à ne pas faire ? : Outil de base vieux comme le monde, il semblerait pourtant, selon la compagnie iDonethis, que plus de 40 % des tâches qui y figurent restent inachevées... En outre, méfiez-vous de « l’effet Zeigarnik » : ce phénomène scientifique veut qu’on mémorise bien plus facilement les tâches non terminées que celles qui ont été accomplies. De quoi mener au stress et à l’insomnie…
 
réunion
De l’intérêt de limiter les réunions
: Ennemi notoire de l’efficacité, elles ont la réputation d’être chronophages. Préférez-les courtes et organisées. Évitez celles qui ne sont pas absolument nécessaires.
 
dire
Apprenez à dire « non »
: Une journée compte 1440 minutes, pas une de plus ! Dès lors, il n’est pas toujours judicieux de dire oui à tout ce qu’on nous propose. Décliner de nouveaux engagements permettra d’honorer ceux qui ont déjà été pris.
 
Faire
Fait est mieux que parfait
: À force de craindre que ce que l’on produira sera imparfait, on risque de… ne pas commencer du tout. Ou ne pas terminer ce qu’on a entamé. Le perfectionnisme est ainsi coupable de produire un effet inhibiteur, voire procrastinateur.
 
secret
Le plus dur d’abord
: Lorsqu’on repousse les tâches les plus intimidantes et les plus difficiles, on risque de devoir s’y mettre en fin de journée. Autrement dit, de s’y atteler alors qu’on est fatigué et par conséquent, peu productif.
 
lendemain
Préparez le lendemain
: Cela ne prend que quelques minutes en fin de journée au bureau, mais anticiper le jour qui suit peut pourtant contribuer à l’efficacité en évitant l’angoisse et la désorganisation.
 
yoga
Dégagez l’esprit
: Dans l’économie du savoir, le temps n’est pas tout, encore faut-il avoir des idées. Or les meilleures nous viennent souvent lorsqu’on s’y attend le moins. Une petite promenade, par exemple, peut permettre de prendre du recul. Et si vous ne craignez pas la position du lotus, la méditation est réputée pour ses effets bénéfiques sur la concentration.
 
loi pareto
Épousez la loi de Pareto
: 80 % des résultats proviennent de 20 % des causes. C’était la découverte, au XVIIIe siècle, d’un ingénieur et scientifique italien du nom de Vilfrido Pareto. Appliqué à la productivité ? La Harvard Business Review recommande de lister six priorités, et de barrer ensuite les cinq dernières, puis de s’atteler à celle qui reste pendant 90 minutes dès le début de la journée. Autant de méthodes à tester sans trop tarder !

Trois applications gratuites pour mieux gérer son temps

TeamViz : Fondé sur la technique dite « Pomodoro », ce logiciel sous forme de minuteur mesure des plages horaires de travail concentré, ponctuées de pauses.
Calendly : Permet d’éviter d’interminables échanges par e-mail en fixant des rendez-vous en ligne. Même principe pour Doodle.
Asana : Pour gérer son équipe efficacement, cet outil permet de dire qui fait quoi et dans quels délais.

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