Dématérialisation : comment passer à la facture électronique

En 2020, toutes les factures seront électroniques. En fait, plus précisément, les micro-entreprises devront se plier à cette règle au 1^er janvier de cette année-là. Déjà, les plus grandes sociétés y sont soumises depuis début 2017, et les ETI et PME devront s'y conformer en 2018 et 2019 respectivement.

L'État en avance sur le privé

L'objectif est de rattraper les autres pays européens, qui ont déjà pris de l'avance. La Norvège, la Finlande et le Danemark, par exemple, utilisent les factures électroniques depuis 2005... En France, seules 5 % des factures générées en 2015 étaient dématérialisées. Un argument souvent entendu pour ne pas investir concerne le coût pour se moderniser (logiciels et formation du personnel). Pourtant, le modèle papier prend du temps à traiter administrativement, et coûte cher - entre 13 et 16 euros chacune selon plusieurs études. Un traitement électronique permettrait de réduire ces frais.

L'administration publique a déjà passé le cap, en s'équipant d'un logiciel développé en interne et mis en place le 1^er janvier 2017. Il centralise toutes les factures émises par les entreprises travaillant pour l'État et les collectivités territoriales. En 2020, tous les documents de ce type passeront par ce biais. Montant de l'économie : plus de 300 millions d'euros par an, soit une réduction moyenne de 3 euros par facture.

La législation

Toute entreprise peut d'ores et déjà émettre des factures électroniques, sous réserve que le destinataire est d'accord. Pour que l'acceptation soit valable, ce dernier doit la formaliser explicitement.

Une facture électronique doit comporter les mêmes mentions obligatoires que son homologue papier, comme notamment :

• l'identité des deux parties,  
• la date d'émission et le numéro de la facture,
• le détail des produits ou services concernés, ainsi que leur date de livraison ou d'exécution,
• le détail du coût hors taxe et le montant des taxes payables.           

Des précautions supplémentaires doivent toutefois être prises, pour authentifier l'origine de la facture. Trois méthodes existent :          

• une signature électronique via un certificat qualifié,
• la mise en place de contrôles établissant un lien entre la facture et la transaction concernée,
• l'utilisation d'une norme acceptée par les deux parties permettant l'automatisation du traitement de la facture, comme l'utilisation d'un logiciel de gestion intégrée ou d'un fichier PDF.        

Concernant la conservation des factures papier, un arrêté publié en mars 2017 fixe les modalités de leur numérisation. Ainsi, dès leur réception ou leur envoi, les entreprises peuvent les garder uniquement sous forme dématérialisée pendant au moins six ans. Cela leur permet de réduire les coûts d'archivage. Évidemment, quelques contraintes sont attachées à cet exercice : la reproduction doit être faite à l'identique, y compris les couleurs s'il y en a et l'archivage doit être fait sous format PDF pour en garantir l'intégrité.