Comment bien aborder un audit
Quel que soit le domaine concerné, un audit est souvent perçu comme une intrusion dans la vie de l’entreprise. Bien appréhendé, il se révèle être au contraire un outil précieux pour s’améliorer. Voici cinq points clés pour bien aborder un audit.
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1 - Bien définir les objectifs de l’audit
Surtout ne jamais attendre que l’auditeur arrive pour lui demander ce qu’il vient chercher ! Un audit, cela se prépare. Et pour bien le gérer, il faut savoir avec précision quels en sont les objectifs. De même, pour le chef d’entreprise, il est plus aisé de bien aborder un audit s’il en connaît le déroulement. Il doit donc demander un planning, pour être présent et pouvoir répondre aux questions de l’auditeur.
2 - Préparer
Même si l’audit vise à s’assurer que l’entreprise a bien respecté une norme ou un texte, l’interprétation existe, c’est pourquoi il faut être prêt à répondre aux questions de l’auditeur et à défendre ses choix. « En amont du jour J, il est important de bien étudier les documents qui vont être audités afin d’être en mesure d’argumenter les décisions et les actions que l’on a mises en place », conseille Hervé Giraud, formateur-consultant chez CSP, spécialiste de l'audit.
3 - Jouer la transparence
Dans le même esprit de clarté, il est important d’être transparent vis-à-vis de l’auditeur. « Un auditeur ne se contente pas de belles paroles, il lui faut des actes, donc des documents qui vont attester des réalisations. Rien ne sert de cacher certaines choses, il s’en rendra compte. Il faut donc être totalement transparent et parler de ce qui va comme de ce qui fonctionne moins bien. L’audit est justement là pour servir d’outil d’amélioration », argumente Hervé Giraud. Par souci de précision, le chef d’entreprise peut tout à fait s’entourer des collaborateurs qui ont mis en place les actions auditées. En revanche, se décharger sur un conseil extérieur n’est pas forcément bien perçu. « Cela peut donner l’impression que l’entreprise a totalement sous-traité la mise en place des actions auditées », explique le consultant chez CSP.
4 - Analyser les conclusions en présence de l’auditeur
En remettant son rapport, l’auditeur organise une rencontre avec l’entreprise auditée afin de présenter ses conclusions. Une étape clé au cours de laquelle il est important de bien reformuler les conclusions de l’auditeur pour bien comprendre d’où viennent les éventuels points faibles qu’il a repérés - et pouvoir ensuite les corriger. Sans compter que l’auditeur peut donner des conseils pour parfaire l’organisation !
5 - Communiquer
« Un audit n’est pas un contrôle de police, mais le regard d’une tierce personne. C'est un outil d’amélioration », insiste Hervé Giraud. « Dès lors, il ne faut pas hésiter à communiquer les résultats de cet audit aux collaborateurs. Ainsi, chacun aura bien en tête les points positifs comme les points faibles mis en lumière par l’auditeur et pourra proposer des pistes d’amélioration », poursuit-il. L’audit sera un moyen d’engager le dialogue avec les équipes pour aller vers de nouveaux projets.