Externaliser : pourquoi, comment ?

Quelles soient administratives ou techniques, nombre de tâches peuvent être confiées à des prestataires extérieurs. Une telle organisation a du bon, sous réserve de prendre quelques précautions. Revue de détail en cinq points clés !

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Arbitrer

De nos jours, tout ou presque peut être externalisé, il convient donc d’arbitrer les tâches que l’on confie à un prestataire. Pour cela, il faut se demander où se situe la véritable valeur ajoutée de son entreprise. « La porte d’entrée de l’externalisation est toujours l’activité la plus éloignée du cœur de métier. Externaliser doit en effet permettre de se décharger d’une tâche qui représente un poids et que l’on peut mal faire dans l'entreprise », explique Rémi Meuleman, co dirigeant du cabinet Five Conseil, spécialiste du conseil en organisation.

Anticiper

Même si l’on est convaincu du bien- fondé de la sous-traitance, il est impératif de la préparer en rédigeant un cahier des charges. Informel, ce document va lister ce que l’on attend de son prestataire. Des tâches à réaliser à la fréquence de cette prise en charge en passant par l’organisation et les moyens que le prestataire doit mettre en œuvre pour prendre en charge la mission qui lui est confiée.

Choisir

Difficile de trouver le bon prestataire, tant les offres de services sont nombreuses et à tous les prix. Le bon sens doit donc guider ce temps consacré à l’arbitrage entre la myriade d’offres.  Quand on interroge un prestataire potentiel sur la façon dont il entend prendre en charge les missions que l’on souhaite lui confier et que celui-ci vous répond vous ne pouvez pas comprendre, la méfiance s’impose. De même, les argumentaires fondés sur une kyrielle de termes jargonneux ne laissent rien présager de bon ! Un prestataire compétent est capable de se mettre au niveau de son client. Par ailleurs, afin d’être bien en phase avec son prestataire, le consultant conseille de privilégier ceux dont la taille de la structure est similaire à la sienne.

Définir

Pour éviter les mauvaises surprises, mieux vaut clairement définir le contenu de la prestation attendue à travers un contrat - lequel listera les missions confiées au prestataire et les moyens mis en œuvre de part et d’autre pour les prendre en charge, ainsi que la durée de ce contrat et la façon dont il peut être prolongé ou arrêté. « Il est préférable de ne pas opter pour une clause prévoyant une reconduction tacite du contrat », estime par ailleurs Rémi Meuleman.

Contrôler

Ceux qui estiment qu’externaliser revient à donner carte blanche à un prestataire font fausse route. Comme dans beaucoup de domaines, il est indispensable de rester attentif au travail de son sous-traitant. D’abord, parce que même si le contrat d’externalisation encadre la pratique, il n’annule en rien les responsabilités du donneur d’ordres. Mais aussi pour éviter certaines erreurs ou incompréhensions. Ainsi « bordée », l’externalisation devient une pratique très souvent plus avantageuse que la gestion interne.